Termos de uso

Estes termos regem o uso do xmlOK, serviço da Deck Software Serviços e Consultoria LTDA, CNPJ 17.296.458/0001-32 ("Deck", "nós"). Ao criar a conta e marcar o aceite, você declara que leu e concorda com estes termos e com a Política de privacidade. Se você cadastrar ou receber uma loja ou um escritório de contabilidade, declara também que tem poderes, ou a autorização da empresa, para contratar em nome dela. Guardamos a data e a versão dos termos que você aceitou.

1. O que o xmlOK faz

O xmlOK guarda, organiza e vigia os XML fiscais da loja: as notas que ela emite (NFC-e e NF-e, inclusive canceladas e em contingência) e as notas de fornecedores que o PDV baixa. Um programa instalado no computador da loja (o "agente") lê as pastas onde o PDV grava os XML e envia os arquivos para o Google Drive conectado nele, organizados por loja, ano, mês e tipo de nota. No painel do lojista (gestor.xmlok.app), no app e por e-mail, você acompanha os computadores e o movimento da loja e dá acesso à sua equipe e à sua contabilidade. No painel, você também vê as notas que a loja recebe de fornecedores e marca, na conferência de recebimento, se a mercadoria de cada uma chegou. A contabilidade usa o painel do contador (contador.xmlok.app). Se você quiser, o agente também monta, no computador da loja, um cadastro dos seus clientes a partir das notas de venda (seção 11).

O xmlOK não emite nota fiscal, não pede o certificado digital, não consulta a SEFAZ, não registra a Manifestação do Destinatário, não confere se as notas estão corretas e não substitui o seu contador nem o seu PDV. Quando a mercadoria de uma nota não chega, o painel lembra de registrar a manifestação no sistema do caixa ou com o contador.

2. Conta e entrada

• Você entra com uma conta Google ou, nos painéis, com um link ou um código de 6 dígitos que mandamos ao seu e-mail. O xmlOK não usa senha. Por isso, quem controla o seu e-mail ou a sua conta Google controla o seu acesso: proteja os dois.
• Cada pessoa entra com a própria conta e responde pelo que for feito com ela. Não divida a mesma conta entre pessoas.
• Quem entra no xmlOK como parte da equipe de uma loja ou de um escritório também aceita estes termos, no que se aplica a ele.
• Cada computador da loja é ativado com uma chave que o titular gera no painel e recebe uma credencial própria. O titular pode desativar qualquer computador no painel, e a credencial para na hora.

3. Funções na loja

• Quem cadastra a loja é o titular, o dono dela no xmlOK. A equipe tem seis funções: sócio, administrador, gerente, supervisor de caixa, estoque e caixa.
• Cada função traz um padrão de permissões. Quem convida pode ajustar esse padrão, dentro do que a função permite e do que ele mesmo tem. Ninguém dá a outra pessoa o que não tem, nem convida alguém para uma função igual ou acima da sua.
• Titular: pode tudo. Só ele mexe na assinatura e nos computadores contratados, pede a exclusão da loja, passa a loja a outra pessoa, gera as chaves de ativação, desativa computadores e convida sócios.
• Sócio: por padrão, tem o mesmo que o administrador. O titular pode dar a ele também: ligar, trocar e encerrar a contabilidade; ver a saúde dos computadores; autorizar o suporte da Deck; e mudar o fuso e o formato do mês da loja. O sócio nunca mexe na assinatura, não exclui nem passa a loja.
• Administrador: por padrão, vê os computadores, todo o movimento e as notas de fornecedor, confere o recebimento delas, configura a loja (nome, e-mails, horários e avisos), cuida da equipe abaixo dele, vê quem é a contabilidade da loja e vê o registro de ações. Não mexe em assinatura nem em chaves, não desativa computadores, não vê a saúde deles, não autoriza o suporte da Deck e não escolhe a contabilidade.
• Gerente: por padrão, vê os computadores, todo o movimento e as notas de fornecedor e confere o recebimento delas. Pode receber também: configurar a loja, cuidar dos supervisores, do estoque e dos caixas e ver quem é a contabilidade.
• Supervisor de caixa: por padrão, vê os computadores e o movimento de ontem e de hoje. Pode receber também todo o movimento, as notas de fornecedor e a conferência de recebimento.
• Estoque: por padrão, confere o recebimento das notas de fornecedor e vê as notas e os produtos delas, sem os valores. Pode receber também as notas de fornecedor com os valores.
• Caixa: por padrão, vê só se a loja está funcionando. Pode receber também os computadores e o movimento de ontem e de hoje.
• Cadastro de clientes: o titular pode entrar no cadastro de clientes, ligar e desligar o recurso e exportar a planilha. Ele pode dar a permissão "Exportar o cadastro de clientes" ao sócio e ao administrador. Para entrar no cadastro de clientes, a pessoa recebe um código de 6 dígitos no e-mail da conta dela no xmlOK. Com a permissão, o sócio e o administrador também ligam e desligam o recurso (seção 11).
• O titular responde pelos acessos que libera e pelo que as pessoas da equipe fazem com eles. Ele pode mudar ou tirar o acesso de qualquer pessoa da equipe quando quiser, e cada pessoa pode sair da loja sozinha.

Passar a loja a outra pessoa

• O titular pode passar a loja a outra pessoa pelo painel. Ele a convida pelo e-mail dela, com um link que vale 7 dias, e escolhe como fica depois: fora da loja, como sócio ou como administrador.
• Quem recebe aceita estes termos e escolhe se mantém a equipe e a contabilidade. Ao aceitar, passa a ser o titular, com tudo o que a loja tem no xmlOK, inclusive o histórico do movimento, os computadores, a assinatura e o registro de ações.
• Na passagem, as autorizações ao suporte da Deck e os convites pendentes caem, e as chaves de ativação não usadas são descartadas.
• O Google Drive continua na conta escolhida no computador da loja, mesmo que seja a do titular antigo. Para mudar, o titular novo troca a conta no agente.
• Cadastro assistido: quem cadastra a loja para outra pessoa (um técnico ou um revendedor, por exemplo) fica como titular até passá-la ao dono, como administrador. Depois do aceite do dono, continua na loja como administrador, e o dono pode tirá-lo quando quiser. Até o aceite, quem cadastrou responde como titular.

4. Escritório de contabilidade

• O titular, ou o sócio a quem ele der essa permissão, liga a loja a um escritório de contabilidade e escolhe os meses que ele vê e o acesso: só aos arquivos ou total.
• O escritório é identificado pelo CNPJ. No xmlOK, ele pode ter uma equipe própria, com dono, contador e auxiliar. O dono responde pelos acessos que libera na equipe dele.
• Dois consentimentos: a equipe do escritório só passa a ver uma loja depois que o titular pede e o escritório aceita. Aceitar vale para o cliente inteiro: as outras lojas do mesmo titular ligadas a esse escritório também passam a valer para a equipe. Até lá, só veem a loja as pessoas do escritório que o titular indicou pelo e-mail.
• Escritório sem CNPJ (um contador autônomo, por exemplo) funciona só pelas pessoas indicadas.
• Só arquivos: a contabilidade vê, loja por loja, os meses liberados e a situação de cada mês.
• Acesso total: além dos arquivos, a contabilidade vê, loja por loja, os relatórios da loja (vendas, cancelamentos, formas de pagamento e troco, as notas de fornecedor e, quando estiverem no ar, as transferências) e a sincronização do agente (a situação de cada computador, a fila de envio, o último erro, a conta do Drive e os avisos de funcionamento). Da conferência de recebimento, ela vê só as notas que a loja marcou como não recebidas ou com divergência, com a observação e os produtos, e não marca nenhuma nota. Ela pode pedir o relatório de um dia para o próprio e-mail. As vendas por produto, por dia e por mês, ela só vê se o titular marcar também essa opção. Os relatórios são sempre de uma loja por vez, sem soma nem comparativo entre empresas.
• As contabilidades ligadas antes desta versão continuam só com o acesso aos arquivos, até o titular ampliar o acesso no painel.
• A contabilidade nunca vê a saúde dos computadores, as chaves de ativação, a assinatura, a equipe da loja, as configurações nem o registro de ações da loja, e não fecha a competência.
• O titular pode encerrar ou trocar a contabilidade quando quiser. O escritório também pode encerrar um cliente sozinho: o acesso da equipe dele à loja acaba, e o titular é avisado.

5. Sigilo dos dados da loja e suporte da Deck

• Respeitamos a LGPD e não compartilhamos os dados de vendas da loja com terceiros. Isso vale para o movimento (vendas, cancelamentos, formas de pagamento e troco), os fornecedores e o cadastro da loja no xmlOK.
• Esses dados só chegam a quem o titular autorizar (a equipe, a contabilidade e os e-mails que ele escolher) e aos provedores que hospedam o xmlOK e enviam os e-mails dele, listados na Política de privacidade, que só podem usá-los para prestar o serviço. Fora isso, só a autoridade, quando a lei ou uma ordem judicial obrigar.
• Não vendemos esses dados e não os usamos para publicidade.
• Os XML não passam pelo nosso servidor: vão direto para o Google Drive conectado no computador da loja, contratado pela loja com o Google. No cadastro, o seu navegador consulta o CNPJ num serviço público de consulta à Receita, como explica a Política de privacidade.
• Suporte da Deck: sem autorização, a equipe da Deck vê só o necessário para atender: o cadastro da loja, o nome e o e-mail do titular, a situação da assinatura, quantas pessoas há na equipe, os computadores (situação e versão) e os avisos de funcionamento dos últimos 30 dias, com a chave de acesso, o CNPJ de outras empresas e a conta do Drive mascarados. Ela não vê o movimento, a saúde dos computadores nem o último erro do agente.
• Para ver esses dados, a equipe da Deck precisa de uma autorização do titular, ou do sócio a quem ele der essa permissão. A autorização diz o que fica aberto e por quanto tempo: 72 horas, se você não mudar, e no máximo 7 dias. Você pode revogá-la a qualquer momento, e ela cai sozinha quando vence, quando a loja muda de titular ou quando quem autorizou perde o poder de autorizar.
• Cada leitura da Deck com autorização aparece no registro de ações da loja. As consultas sem autorização também ficam registradas, do nosso lado.
• O dono de um escritório pode autorizar a Deck a ver a equipe, o registro de ações e a lista de clientes do escritório, do mesmo jeito. Ele não pode abrir para a Deck os dados das lojas dos clientes.
• Fora do suporte, alguém da Deck só acessa os dados direto no banco numa emergência técnica ou de segurança, ou por ordem legal, e registramos esse acesso.

6. Avisos e relatórios por e-mail

• O xmlOK manda por e-mail só avisos do serviço, nunca propaganda. A lista de cada e-mail e de quem o recebe está na Política de privacidade.
• Resumo do dia: o movimento do dia anterior, para o titular, para quem da equipe se inscreveu e vê o movimento (por padrão, sócio, administrador e gerente) e para os e-mails extras que a loja escolheu. Ele para enquanto a assinatura estiver suspensa.
• Avisos ao titular: computador sem sinal ou de volta, envios pausados por segurança, relógio errado, nota de outro CNPJ, nota pendente há mais de 24 horas, saúde do computador e mudanças que outras pessoas fizeram na loja (e-mails que recebem avisos, contabilidade, autorização ao suporte). Quem da equipe se inscreve também recebe os avisos que pode ver (por padrão, sócio e administrador recebem os de funcionamento).
• Notas a conferir: o resumo do dia lista, para quem vê ou confere as notas de fornecedor, as que esperam a conferência de recebimento há mais de 3 dias. Quem confere também pode receber essa lista num e-mail próprio, uma vez por dia, quando houver nota esperando (a função estoque já vem inscrita).
• Avisos da contabilidade: os pedidos de titulares e o lembrete vão a quem aceita clientes no escritório; as respostas do escritório vão ao titular.
• Relatório por e-mail: quem vê o movimento, inclusive a contabilidade com acesso total, pode pedir no painel o relatório de um dia para o próprio e-mail.
• Como desligar: cada pessoa da equipe liga e desliga os avisos dela no painel. Quem configura a loja desliga o resumo e o aviso de computador sem sinal da loja inteira e escolhe os e-mails extras. Quem recebe como e-mail extra pode pedir para sair à loja ou pelo suporte@xmlok.com.br. Os outros avisos ao titular não podem ser desligados, porque protegem os arquivos da loja.

7. O que você precisa ter e fazer

• Computador com Windows 10 ou 11, de 64 bits, com internet.
• Uma conta Google com espaço no Google Drive. O espaço do Drive é contratado e pago pela loja ao Google.
• Um PDV que grave os XML numa pasta do computador.
• Apontar, na instalação, as pastas certas e o tipo de cada uma.
• Manter o computador da loja ligado no horário de funcionamento, com internet e com o agente em execução.
• Dar acesso à loja só a quem pode ver aqueles dados, e tirar o acesso quando for preciso, como quando alguém sai da equipe ou quando você troca de contabilidade.
• Cadastrar dados verdadeiros, manter os e-mails da loja corretos e usar o xmlOK de acordo com a lei.
• Não copiar, revender, alterar, fazer engenharia reversa nem tentar burlar a cobrança, a segurança ou os limites do serviço.
• Se ligar o cadastro de clientes: usar esses dados só como a lei permite, avisar os seus clientes, atender no seu sistema de ofertas quem pedir para sair e não usar de novo os dados dessa pessoa, cumprir as regras de contato por telefone, SMS e WhatsApp, não vender nem passar os dados a outras empresas, e escolher bem quem é administrador do computador da loja e quem tem a permissão de exportar.

8. Assinatura, pagamento e cancelamento

• A assinatura é por loja (CNPJ) e inclui um computador ativo. Para ter mais um computador ativo na mesma loja, o titular contrata um computador adicional, cobrado à parte; sem isso, o xmlOK não ativa o segundo. Trocar o computador (por um novo ou formatado) não conta como adicional.
• Os planos, os preços e o período de teste em vigor ficam na página inicial e no painel. O valor do computador adicional é informado antes da contratação.
• O pagamento é antecipado, pelo Mercado Pago, por Pix ou cartão de crédito, no painel. Avisamos antes da primeira cobrança.
• Se o pagamento atrasar, o serviço continua por 7 dias de carência. Depois disso, a assinatura fica suspensa até o pagamento.
• Com a assinatura suspensa, o agente para de enviar arquivos ao Drive, os totais e as notas de fornecedor deixam de ser atualizados, o resumo e o relatório por e-mail param e não dá para ligar uma contabilidade nova. Continuam o sinal de vida dos computadores, a saúde do computador, a proteção contra ransomware, a desativação de computadores e a retirada de acessos (da equipe e da contabilidade). Ao pagar, o agente retoma do ponto em que parou.
• Com a assinatura suspensa, o cadastro de clientes para de ser atualizado e a planilha não pode ser exportada. Desligar o recurso continua funcionando.
• Podemos reajustar os preços avisando com pelo menos 30 dias de antecedência. O novo valor vale a partir da renovação seguinte.
• Você pode cancelar a assinatura de cada loja quando quiser, pelo suporte@xmlok.com.br. O serviço continua até o fim do período já pago, e não há multa.
• Depois do cancelamento, o cadastro de clientes deixa de ser atualizado. Com mais de 30 dias de serviço parado, ele é apagado quando o agente voltar a funcionar. Desinstalar o agente também o apaga.
• Na primeira contratação, você pode desistir em até 7 dias e receber de volta o valor pago, como prevê o Código de Defesa do Consumidor (art. 49).
• Fora desse prazo, o período já pago não é devolvido, inclusive no plano anual.
• Os XML continuam no Google Drive depois do cancelamento. Eles são da loja.

9. Seus arquivos e a guarda fiscal

• Os XML ficam no Google Drive da conta conectada no computador da loja. O xmlOK cria as pastas, envia, organiza e move arquivos, mas nunca apaga nada no Drive.
• A obrigação legal de guardar os documentos fiscais continua sendo da sua empresa. O xmlOK ajuda a cumpri-la, mas não a assume.
• Se arquivos forem apagados do Drive, se a conta Google for perdida ou encerrada, ou se o Drive ficar sem espaço, o xmlOK não tem como recuperar o que não está mais lá.
• Arquivos que nunca chegaram ao computador (porque o PDV não gravou, por exemplo) não têm como ser enviados. Numa troca de computador, o painel mostra quantos arquivos estavam na fila do antigo, para você conferir no PDV.

10. Dados pessoais tratados em nome da loja

• A loja é a controladora dos dados pessoais que ela trata com o xmlOK: os de consumidores e fornecedores das notas, os das pessoas que ela põe na equipe ou indica na contabilidade e os dos e-mails extras que cadastra. O escritório de contabilidade é o controlador dos dados da equipe dele. A Deck é a operadora (LGPD, art. 39): trata esses dados só para prestar o serviço, seguindo estes termos como as instruções da loja ou do escritório, e não os usa para nenhuma outra finalidade. O cadastro de clientes é diferente: veja o último item desta seção.
• A loja e o escritório garantem que têm base legal para os dados que usam no xmlOK, como os e-mails das pessoas que convidam ou indicam.
• Quem trabalha na Deck e tem acesso a dados guarda sigilo.
• Os provedores que tratam dados para o xmlOK estão na Política de privacidade. Avisamos antes de incluir um novo; se não concordar, você pode cancelar sem multa.
• Ajudamos a loja e o escritório a responder aos pedidos dos titulares dos dados e da ANPD.
• Se acontecer um incidente de segurança com os dados que tratamos em nome da loja ou do escritório, avisamos a loja ou o escritório sem demora, com o que soubermos, para que cumpram o art. 48 da LGPD.
• No fim do contrato, apagamos os dados que tratamos em nome da loja ou do escritório do nosso servidor em até 30 dias, menos o que a lei mandar guardar. Os XML continuam no Drive da loja.
• Cadastro de clientes. Ele roda só no computador da loja. O Termo do cadastro de clientes é entre o xmlOK e a loja: as responsabilidades e as formas de uso desses dados são da loja. O nosso servidor não tem cadastro de clientes: a Deck não acessa nem guarda esses dados e, no uso normal do recurso, não é operadora deles. Por isso, a Deck não tem como entregar, corrigir ou apagar esses dados por você, nem como saber de um incidente com eles. O servidor só manda o código de 6 dígitos para entrar no cadastro de clientes ao e-mail de quem tem a permissão e registra a entrada no registro de ações da loja (quem, em que computador e quando), sem dado de cliente nem a senha da planilha. As exportações ficam só no computador da loja. A loja é a controladora e responde pelo uso: a base legal, o período das notas, o prazo de inatividade, o aviso aos clientes, os pedidos dos seus clientes sobre os dados deles, inclusive os pedidos para sair, e as campanhas que fizer. O suporte do xmlOK nunca pede para abrir o cadastro ou a planilha, e os registros técnicos do agente não levam esses dados. Se, num acesso remoto, alguém do suporte vir dados do cadastro, a Deck trata isso como dado tratado em nome da loja, com as regras desta seção, e não copia nada.

11. O agente no computador da loja

• Atualização automática: o agente baixa as versões novas publicadas pela Deck, confere a assinatura digital de cada uma e se atualiza sozinho.
• Proteção contra ransomware: se o agente perceber sinais de que os arquivos estão sendo sequestrados (muitos arquivos alterados de uma vez ou um XML de nota autorizada que mudou de conteúdo, por exemplo), ele pausa os envios para não levar arquivos estragados ao Drive e avisa o titular. Os envios só voltam depois que alguém confirmar no computador da loja.
• Saúde do computador: o agente informa o uso da memória e do processador, o estado dos discos, desligamentos inesperados e a velocidade da internet. É um aviso para ajudar a prevenir problemas, não um diagnóstico técnico nem uma garantia sobre o equipamento.
• O agente funciona sem internet: os arquivos ficam na fila e sobem quando a conexão volta.
• Cadastro de clientes (opcional). Vem desligado. Só liga e desliga o recurso, no painel do agente, quem entrou no cadastro de clientes com o código de 6 dígitos e é administrador do estabelecimento (o titular, o sócio ou o administrador da loja no xmlOK com a permissão de exportar). Para ligar, a pessoa aceita o Termo do cadastro de clientes. O Termo do cadastro de clientes vem dentro do agente, aparece no painel do agente antes de ligar e faz parte destes Termos de uso. O aceite fica gravado nesse computador, com a conta do xmlOK de quem aceitou, a versão e o código do texto aceito. A loja responde pelo aceite feito pelo titular ou por quem recebeu dele a permissão "Exportar o cadastro de clientes".
• Cadastro de clientes, quem pode usar: todos os tipos de loja. Os produtos de saúde só entram no cadastro quando a loja escolhe a base do consentimento.
• Cadastro de clientes, o que é proibido: vender, ceder ou passar o cadastro a outra empresa, e usá-lo para crédito, cobrança, preço diferente ou recusa de venda.
• Cadastro de clientes, quem exporta: só o titular e quem tem a permissão "Exportar o cadastro de clientes" (seção 3). Antes, a pessoa entra no cadastro de clientes com um código de 6 dígitos mandado ao e-mail da conta dela no xmlOK, que vale 10 minutos e só no computador onde foi pedido. A entrada vale para toda a sessão, sem um código para cada ação. A senha de cada planilha fica guardada nesse computador, e só a veem quem pediu e o titular, o sócio ou o administrador com a permissão de exportar.
• Cadastro de clientes, quem tem acesso ao computador: para usar o cadastro de clientes, ninguém precisa ser administrador do Windows. Mas quem é administrador do Windows nesse computador consegue, tecnicamente, chegar aos dados guardados nele, inclusive às senhas das planilhas, sem que a Deck ou o titular da conta fiquem sabendo. Escolha bem quem tem esse acesso.

12. Disponibilidade, limites e encerramento

• Trabalhamos para manter o xmlOK no ar o tempo todo, mas pode haver interrupções para manutenção ou por falhas fora do nosso controle. Sempre que possível, avisamos com antecedência.
• O xmlOK depende de serviços de terceiros, como o Google Drive, a internet da loja, o PDV e o próprio computador. Não respondemos por falhas desses serviços nem por arquivos que eles deixarem de gerar ou de guardar.
• Na medida permitida pela lei, a nossa responsabilidade por danos ligados ao serviço fica limitada ao valor que você pagou pela assinatura da loja afetada nos 12 meses anteriores ao fato, e não inclui lucros cessantes nem danos indiretos. Esse limite não vale em caso de dolo ou culpa grave da Deck.
• A Deck responde pelo funcionamento do agente, mas não pelo uso que a loja faz do cadastro de clientes e da planilha exportada, como a base legal, o aviso aos clientes, os pedidos para sair, as campanhas, as mensagens e as ligações.
• O xmlOK, o agente, os painéis, o app, a marca e os textos são da Deck. A assinatura dá o direito de usar o serviço enquanto ela estiver em dia; não transfere a propriedade de nenhuma parte dele.
• Podemos suspender ou encerrar a conta de quem descumprir estes termos, usar o xmlOK para fraude ou colocar em risco a segurança do serviço ou de outros clientes. Se encerrarmos o xmlOK como um todo, avisamos com pelo menos 60 dias de antecedência e devolvemos o valor proporcional ao período pago e não usado.

13. Mudanças nestes termos

Cada versão destes termos tem número e data, e as anteriores continuam disponíveis. Se mudarmos estes termos, avisamos por e-mail e no painel com pelo menos 30 dias de antecedência, e pedimos o seu aceite da versão nova. Se você não concordar, pode cancelar sem multa antes de a mudança valer. O Termo do cadastro de clientes segue esta mesma regra: avisamos as mudanças com pelo menos 30 dias de antecedência.

14. Lei e foro

Estes termos seguem a lei brasileira. Fica eleito o foro do domicílio do cliente.

15. Contato

Dúvidas, atendimento e pedidos sobre estes termos: suporte@xmlok.com.br.